De Spam policy voor het gebruik van onze diensten is door Totaalnet ingesteld om de beschikbaarheid van de geboden internet diensten te kunnen garanderen.
Definitie van spam
Spam wordt gedefinieerd als unsolicited bulk e-mail (UBE), oftewel: e-mail die ongevraagd (unsolicited) en in grote hoeveelheden (bulk) wordt verzonden. Ongevraagd betekent dat de ontvanger van de e-mail niet vooraf aantoonbare, expliciete en op elk moment intrekbare toestemming voor de verzending van de mailing heeft verleend. Bulk houdt in dat de e-mail deel uitmaakt van een grotere hoeveelheid e-mails die elk substantieel identiek zijn. Een e-mail is pas spam als aan beide criteria wordt voldaan.
Opmerkingen over de definitie van spam
E-mail die ongevraagd en in bulk verstuurd is, is spam. Beide criteria moeten van toepassing zijn om de term “spam” van toepassing te laten zijn. E-mail die ongevraagd wordt verzonden is normaal en geaccepteerd: denk bijvoorbeeld aan persoonlijk contact of een open sollicitatie. E-mail die in bulk verstuurd wordt is ook normaal en geaccepteerd: denk aan mailinglists en nieuwsbrieven waarvoor de ontvanger zich zelf heeft opgegeven. Alleen e-mail die zowel ongevraagd is als in bulk wordt verzonden, is onacceptabel.
Bulk heeft twee voorname kenmerken: het is in ieder geval meer dan 1 en de e-mails zijn substantieel identiek. Omdat de identiteit en persoonsgebonden situatie van de ontvanger irrelevant zijn, is de adressering inwisselbaar zonder dat de functie of het doel van de e-mail daardoor verandert. Dat maakt de e-mail ook geschikt voor verzending aan een grotere groep.
Let er ook op dat ongevraagd niet hetzelfde is als ongewenst. Een ongevraagde e-mail over een spelfout op de website van de ontvanger zal zeer gewenst zijn; maar de per e-mail verstuurde factuur voor overschrijding van dataverkeer op diezelfde website is weliswaar gevraagd, maar ongewenst vanwege de inhoud. Bij het bepalen of een bericht spam is speelt de inhoud dan ook geen rol. “It´s about consent, not about content” is een in dit kader op internet veel gebruikte term: “Het gaat om toestemming, niet om inhoud”.
Ook gevraagde e-mail kan ongewenst worden en de verleende toestemming kan dan ook op elk ogenblik worden ingetrokken. De verleende toestemming moet doelbewust en expliciet zijn. Een verstopt en reeds aangevinkt hokje op een webformulier maakt nog niet dat iemand ook doelbewust en expliciet toestemming verleend.
Wat is de goede manier om een mailing te versturen per e-mail (zgn mailinglist)?
Een bulk mail mag alleen verstuurd worden naar ontvangers die hier expliciet en aantoonbaar om hebben gevraagd. Dit principe heet confirmed opt-in. Elke andere manier van bulk mail (opt-out./ opt-in) is binnen ons netwerk niet toegestaan en heet dus spam. Eigenaren van e-mail adressen moeten dus expliciet en aantoonbaar toestemming geven voor het ontvangen van e-mail van een mailinglist. Wordt deze toestemming niet gegeven, zijn de te ontvangen e-mails van de mailinglist op te vatten als spam.
Hoe geeft een eigenaar van een e-mail adres expliciet toestemming voor het ontvangen van e-mails via een mailinglist? Dat is te verifiëren door gebruik te maken van confirmed opt-in. Als een eigenaar van een e-mail adres zich aanmeldt voor bijvoorbeeld een nieuwsbrief dan krijgt deze eigenaar een verzoek tot bevestiging hierover opgestuurd. Pas op het moment dat de eigenaar van het betreffende e-mail adres de aanmelding bevestigt, geeft hij expliciet toestemming voor het ontvangen van e-mails via die mailinglist. De eigenaar van een e-mailadres moet ten allen tijde zich via de verstuurde mailing voor volgende mailingen af kunnen melden.
Uitgangspunten
Door Spam te versturen via het Totaalnet netwerk of de relayserver van Totaalnet bestaat het risico dat Totaalnet wordt opgenomen in één of meerdere blacklists. De mailservers van Totaalnet zijn niet bedoeld voor het versturen van grote hoeveelheden mail. Het versturen van grote hoeveelheden mail is dan ook niet mogelijk via de mailservers van Totaalnet.
Indien een cliënt veel en of grote hoeveelheden mail wenst te versturen dient “Cliënt” daar zelf een mailserver voor in te richten op een aparte dedicated server. “Client” dient een mailserver zo te installeren dat deze niet open relay is. Een open relay is een mailserver die mail van buiten zijn eigen domein accepteert en doorstuurt naar e-mailadressen buiten zijn eigen domein. Totaalnet zal servers die open relay zijn, zonder voorafgaande waarschuwing afkoppelen.
Hoe behandelt Totaalnet spamklachten?
Totaalnet verplicht haar cliënten om via confirmed opt-in te werken. Indien Totaalnet klachten ontvangt over spam, zal Totaalnet beoordelen of de spam-klacht terecht is of niet. Aangezien Totaalnet haar cliënten verplicht via confirmed opt-in te werken, kan aan u naar de bevestiging (opt-in) van de klagende partij gevraagd worden. Als u deze bevestiging niet kunt overleggen, beschouwt Totaalnet de mail als spam.
Overigens ontvangt de spammer hooguit één waarschuwing, die direct opgevolgd dient te worden. Bij herhaling wordt de dienst afgesloten. Indien de spammer een “bekende” is, wordt de dienst zonder waarschuwing direct afgesloten.
Kosten door spam
Totaalnet zal de kosten en eventuele schade veroorzaakt door het versturen van Spam door “Client”, op “Client” verhalen.
Totaalnet is opgericht in 1997 en draagt met een team van 16 gekwalificeerde professionals dagelijks zorg voor meer dan 140.000 domeinregistraties en hostingabonnementen voor meer dan 42.000 zakelijke en particuliere klanten in binnen- en buitenland.
